Algumas situações são mais recorrentes, outras nem tanto, mas sempre tem aquele cliente que a gente não pode ou não quer atender. Prazo curto (valor também), dificuldade em realizar, excesso de tarefas, enfim, as razões vão de cada profissional. Porém, quando for o caso, você precisará saber como dispensar um serviço educadamente. 

Dizer um “não” ao cliente pode ser duro, principalmente se for um que sempre esteve ali, ajudou a pagar as nossas contas, permitiu aprender mais, contribuiu com o portfólio, etc. Ainda tem o fato de não querer se queimar e não conseguir algo depois com aquele cliente, mas não se preocupe: se for seu ele vai voltar, se não, deixe que vá. 

O que você pode fazer é tentar minimizar as possíveis consequências com uma resposta cordial. Como? Vou te contar agora.

Quando recusar um serviço?

Vamos aos principais motivos para as recusas:

Não ter as habilidades adequadas

Até mesmo os profissionais mais experientes apresentam alguma dificuldade em realizar alguma tarefa, por isso, não precisa ter vergonha de admitir. É mais seguro e prudente dizer não ao serviço do que fazer com que o cliente perca tempo, principalmente se for algo urgente. 

Se você não consegue, deixe para outro que consiga fazer. Isso não vai desgastar sua imagem, e em um possível trabalho futuro ele vai lembrar da sua sinceridade e ainda vai ter espaço para você. O que seria mais difícil se você tivesse aceitado e gerado mais inconvenientes. 

Não tem tempo para entregá-lo

Tentar encaixar clientes em horários mais curtos do que o suficiente pode acabar se tornando um tiro que sai pela culatra. Ao fazer isso, você pode comprometer o trabalho que você já havia fechado antes, acabar realizando o serviço com pressa e prejudicar o resultado. 

Se você já tem trabalho suficiente e não vai conseguir atender da melhor forma, explique a situação com clareza, proponha novos horários e tente encaixá-lo. Caso não dê, a melhor opção é recusar. 

Valor abaixo do praticado

É importante evitar praticar leilão de preços, mesmo que seja um parceiro de longa data. Ele te procurou porque sabe que você vai fazer um bom trabalho, principalmente se já conhece o que você faz. Portanto, evite aceitar valores abaixo do que costuma cobrar e desvalorizar o seu trabalho. 

Questões éticas

Este é mais raro, no entanto, se for uma questão que fere seus princípios morais ou os direitos de alguém, não se envolva. Na minha empresa já tivemos que fazer esta escolha em algumas ocasiões, na maioria dos casos o cliente entende e respeita. 

Pedidos irracionais

Todo profissional já passou por isso pelo menos uma vez na carreira. Não se irrite, resolva a situação com cautela e profissionalismo.

 É possível, por exemplo, que algumas pessoas até tenham solicitado alguma tarefa gratuita. Ninguém quer trabalhar de graça, e ao se deparar com esse tipo de situação é necessário ter compostura. 

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Quando enviar uma contraproposta?

Primeiramente, vamos levar em consideração os pontos acima para avaliar se vale a pena enviar uma contraproposta. Mesmo que seu primeiro impulso seja o de rejeitar a proposta, é bom parar, pensar um pouco e só depois definir uma posição. 

Pode ser uma decisão delicada, portanto, leve em consideração a possibilidade de negociar, refletindo sobre o motivo da recusa. É simples, avalie o motivo, qual seria as condições ideais e apresente-as ao contratante, talvez vocês possam chegar a um termo comum. 

Explique a ele de forma educada que, ao aceitar o pedido, você põe em risco a qualidade do que entrega aos clientes que já investiram e reconhecem seu valor e, em alguns casos, prejudica até mesmo a execução do serviço que ele está prestes a contratar. 

Agora vamos ao que importa. Independente dos motivos da sua recusa se for definir por ela, precisará saber como dispensar um serviço educadamente. 

Como dispensar o serviço sem se queimar?

A maior preocupação do profissional, sobretudo dos freelancers, é de se queimar no mercado de atuação. Para evitar isso vamos às sugestões:

Não enrole o cliente

Possivelmente aquele cliente pensou em alternativas além de você ou confiou no seu trabalho logo de cara e não pesquisou. Independente disso, você precisa ser empático com ele, visto que você pode ter sido o candidato perfeito e sua desistência fará com que ele volte para o processo de seleção. 

Daí a necessidade de você se comunicar o quanto antes, assim evita desgastar sua imagem junto aquele cliente e não prejudica o processo de seleção. Agindo dessa forma, você demonstra sua seriedade e responsabilidade. 

Faça o possível para dar uma resposta rápida. 

Trate com a devida importância

No momento de dispensar uma oferta de serviço, alguns profissionais não sabem bem como se expressar, ou seja, não conseguem transmitir a mensagem como gostariam. 

Em muitos casos acabam sendo muito impessoais e dão a impressão de não se importar tanto com o fato. Essa atitude pode fazer com o que cliente guarde uma imagem negativa

Portanto, avalie a melhor maneira de falar com ele, seja por e-mail, telefone ou até mesmo indo pessoalmente até a empresa para dar sua justificativa. 

Existem casos, que os profissionais simplesmente deixam de responder as mensagens do selecionador e isso pode prejudicar a imagem do profissional, da mesma forma que prejudica a imagem dos clientes que não dão o feedback quando a sua proposta não foi aceita. 

Seja sincero

O real motivo da dispensa do serviço deve ficar claro para o contratante. Caso o problema seja o valor abaixo da expectativa, fale exatamente isso. Com educação e respeite, mas seja honesto. Nunca invente uma desculpa falsa. 

Vamos ao exemplo: você recebe uma oferta de serviço, mas não quer aceitar porque o valor é baixo, mas informa que não pode no momento porque vai viajar. O cliente espera um pouco e retorna o contato dias depois esperando uma resposta positiva. Não era melhor ter dito logo a verdade desde o começo?

Falar a verdade é uma maneira da empresa melhorar a proposta, adequando a realidade do mercado e não só na questão de valores, mas também em outras, como prazos, acúmulo de tarefas, etc. A sinceridade, aqui vai ajudar as duas partes a chegar em um consenso para a demanda atual e projetos futuros. 

Demonstre que pode ajudá-lo posteriormente

Apesar de não fechar a parceria naquele momento, deixe claro que em uma oportunidade futura poderá estar disponível. Quando você é sincero, ele vai te procurar novamente quando as condições dele se encaixam com as suas, dessa forma, é mais fácil para os dois negociarem de novo em outra ocasião. 

Ofereça soluções

Apesar de ter recusado a proposta, você ainda pode oferecer soluções ao cliente mesmo que não participe do projeto. Demonstre interesse e pense em formas de ajudá-lo, como indicar outro profissional que consiga atendê-lo da mesma forma que você. 

Agindo assim, você contribui para a preservação do bom relacionamento e não fecha as portas com esse cliente, que considera sua atitude positiva e lembra de você em projetos futuros. 

Agradeça 

Ao dispensar um serviço, seja educado e agradeça a oportunidade. Assim como os candidatos, clientes também criam expectativas com os contratados. Então, agradeça o interesse do cliente da forma mais cordial possível. 

Se você apresentar razões coerentes, cooperar e demonstrar profissionalismo, a empresa vai lamentar não ter contratado, o que pode proporcionar melhores ofertas futuras e, quem sabe, uma irrecusável. 

Entre em contato por e-mail, chat ou WhatsApp, mas caso acredite que tenha algum ruído na comunicação, considere entrar em contato por telefone, a fim de expor claramente suas razões, já que nem sempre conversas por texto expressam tão bem aquilo que temos a dizer. 

Depois de saber como dispensar um serviço educadamente, mantenha a qualidade de seus serviços e bom atendimento. Isso vai te ajudar a manter uma boa reputação. Por fim, busque sempre as melhores formas de se posicionar no mercado. 

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